14 May 2025

Protéger les données de vos clients : les bonnes pratiques

Dans le monde digitalisé d’aujourd’hui, la protection des données clients est une priorité essentielle pour les entreprises, d’autant plus avec la dématérialisation des formalités juridiques. Pourtant, beaucoup d’entreprises pensent qu’il s’agit d’un sujet chronophage et, surtout, trop technique.

Or, offrir à vos clients la maîtrise de leurs données personnelles constitue un gage de qualité et de confiance envers votre entreprise. Certains prospects ou clients peuvent décider de ne pas utiliser ou de ne plus utiliser vos services, car ils ont un doute quant à la sécurité de leurs informations personnelles. La protection des données est une réelle préoccupation (croissante) pour les clients.

En outre, garantir la protection des données clients permet de se conformer aux réglementations strictes, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Je vous explique comment veiller à la sécurité des données de vos clients. Mais avant cela, faisons un point rapide sur la réglementation en vigueur.

Protection des données clients : un point sur la réglementation

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est un règlement européen qui impose aux entreprises de protéger les données personnelles de leurs clients. Pour cela, le RGPD définit des normes en termes de consentement éclairé et de contrôle sur leurs données.

La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) est le régulateur des données personnelles en France. Elle a défini des règles et recommandations spécifiques basées sur le RGPD, à savoir :

le consentement : les entreprises doivent demander la permission des clients avant la collecte ou le traitement de leurs informations personnelles ;
la transparence : les entreprises doivent expliquer aux clients ou aux prospects la manière dont sont utilisées les informations (utilisation, temps de conservation, droits des clients, données collectées, etc.) ;
la sécurité des données : les entreprises ont l’obligation de protéger les données des clients contre les vols, le piratage informatique, les pertes, etc., et s’il y a violation des données, les entreprises doivent en notifier la CNIL ;
la minimisation des données : les entreprises devraient collecter que les données vraiment nécessaires à l’activité ;
le responsable du traitement : les entreprises doivent nommer une personne responsable du traitement des données et transmettre ses coordonnées aux clients.

D’accord, mais concrètement, que faut-il faire, pensez-vous ? Pas de panique, je vous explique.

Protection des données clients : les bonnes pratiques pour respecter la réglementation

Les règles en matière de consentement, confidentialité, transparence, droits, etc., peuvent être respectées assez simplement. Je ferai un focus sur la sécurisation des données juste après.

Tout d’abord, la réglementation impose la mise en place de quelques documents.

La politique de confidentialité définit les types de données collectées, le traitement et l’utilisation qui en seront faits et les personnes pouvant y accéder.
La politique et la bannière relatives aux cookies : si votre entreprise utilise des cookies (site web, application, etc.), vous devez définir quels cookies vous utilisez. Vous devez également préciser les finalités des cookies tiers. Google annonce la suppression des cookies tiers depuis 2020. Après plusieurs reports, elle devait intervenir en 2024, mais Google annonce sa mise en œuvre début 2025.
Les conditions générales fixent des règles sur la manière dont les clients, prospects ou utilisateurs peuvent interagir avec votre entreprise, votre produit ou votre site (retour, retrait, annulation).

À cela, s’ajoutent quelques principes de base :

vérifier que le processus de collecte et de traitement des données est conforme aux lois applicables en matière de confidentialité des données ;
collecter uniquement les informations personnelles strictement nécessaires à la relation commerciale ;
informer les clients ou prospects (au moment de la collecte) de l’utilisation qui en sera faite et préciser les intentions en matière de mailing, inscriptions au bulletin d’information, formulaires de contact, etc. ;
fournir des liens permettant de se désinscrire/désabonner facilement et s’assurer que cela fonctionne bien, car il n’y a rien de plus insupportable que de se désabonner d’une newsletter, par exemple, et de continuer à la recevoir ;
être clair et précis pour éviter les incompréhensions ou doutes, et, bien sûr, on s’interdit les informations trompeuses ;
mettre en place 2 boutons sur la bannière des cookies (Accepter et Refuser) pour fournir une expérience de consentement simple.

Protection des données clients : les bonnes pratiques en matière de sécurité

Maintenant que nous avons vu la protection des données clients de manière générale, intéressons-nous plus spécifiquement à la sécurité des informations personnelles de vos clients. Voici ce que je vous recommande de mettre en place.

Utiliser une authentification et des mots de passe forts

Tout d’abord, il peut être intéressant d’utiliser l’authentification à deux facteurs (2 FA). Il s’agit d’une double authentification (en deux étapes).

Vous renseignez votre identifiant (adresse email, par exemple) et votre mot de passe.
Selon l’option choisie ou proposée, vous recevez un code de validation unique par SMS ou par email (pouvant être valable sur une période limitée). Vous devez renseigner ce code pour vous connecter.

Il est aussi possible d’utiliser une application d’authentification, comme Google Authenticator. Le principe est le même : l’application délivre un code unique valable 30 secondes.

La double authentification renforce considérablement la sécurité en ajoutant une couche de sécurité supplémentaire. Elle permet de protéger les entreprises et leurs données contre l’usurpation d’identité et le vol des informations de connexion.

Autrement dit, si quelqu’un parvient à obtenir l’identifiant et le mot de passe, la deuxième vérification l’empêchera d’accéder aux informations client.

De plus, il est recommandé d’utiliser des mots de passe forts, c’est-à-dire comptant suffisamment de caractères et contenant des lettres majuscules, des symboles et des chiffres, par exemple : h3QDk_Fn4Zcv-3BfF!.

Alors oui, je suis bien d’accord, c’est pénible, car c’est très difficilement mémorisable. Et même si vous avez une mémoire d’éléphant, cela ne sert à rien, puisqu’il est recommandé de modifier les mots de passe tous les 90 jours en appliquant une politique d’expiration.

Après, en réalité, le gestionnaire de mots de passe vous permet de vous connecter sans devoir saisir le mot de passe. En effet, un gestionnaire de mot de passe permet de gérer et centraliser l’ensemble des identifiants dans une base de données.

Créer des réseaux et systèmes sécurisés

Un réseau sécurisé permet de mettre en place des mesures visant à empêcher l’accès non autorisé aux réseaux et systèmes de l’entreprise, ainsi que la protection contre les logiciels malveillants et le piratage informatique.

L’utilisation d’un firewall (ou pare-feu) pour surveiller le trafic sur le réseau entrant et sortant et autoriser ou bloquer l’accès en fonction d’un ensemble de règles de sécurité prédéfinies.
La mise en place d’un protocole de SSL/TLS permet de sécuriser les données sensibles des utilisateurs (informations relatives aux cartes de crédit, par exemple) à l’aide d’un chiffrement. Ainsi, les données sont transformées en un code que seuls une clé ou un mot de passe peuvent décoder.
L’utilisation d’un logiciel antivirus permet de détecter et prévenir les infections par des logiciels malveillants.

Bien évidemment, la mise à jour régulière des logiciels et des procédures de sécurité est essentielle.

Limiter l’accès aux données des clients

La gestion des accès aux données clients est également importante. Il convient de :

limiter l’accès aux informations personnelles des clients grâce à la mise en place de contrôles d’accès sur les rôles (RBAC) afin que les salariés ou prestataires ne puissent accéder qu’aux informations nécessaires à leur mission ;
supprimer immédiatement les accès aux salariés qui ont quitté l’entreprise ;
mettre en place une surveillance de l’accès afin de savoir qui a accédé aux données et à quel moment et vérifier régulièrement les accès.
crypter les données stockées afin qu’elles soient protégées même en cas de perte ou de vol.

Sauvegarder régulièrement les données clients

Sauvegarder les données ne permet pas, en soi, de les protéger. En revanche, les sauvegardes permettent de restaurer rapidement et efficacement les données des clients en cas de violation ou de perte.

Ainsi, l’entreprise garantit la disponibilité et l’intégrité des données des clients. Pour cela, il faut :

définir la fréquence des sauvegardes en fonction du volume et de l’importance des données stockées par l’entreprise ;
utiliser des sauvegardes hors site ;
crypter les données sauvegardées.

Attention, il ne s’agit pas pour autant de garder indéfiniment les données clients. Les entreprises sont soumises à des délais maximum de conservation des données clients (RGPD).

Lorsque certaines obligations légales imposent aux entreprises de conserver certaines données (comptabilité, par exemple), il est préférable de les archiver dans une autre base de données client dont l’accès est encore plus restreint.

Dans la même logique, il est important de mettre à jour régulièrement les données clients, car celles-ci évoluent en permanence.

La sécurité des données clients constitue un réel enjeu et un défi pour les entreprises, notamment pour les TPE et PME, les grandes entreprises ayant des experts informatiques en interne. Outre les aspects techniques, la protection des données clients passe également par la sensibilisation et la formation des salariés. En effet, en réduisant les mauvaises pratiques ou mauvaises habitudes (réutilisation du mot de passe, utilisation d’un mot de passe trop simple, détection de phishing, etc.), vous limitez les risques de violation de données. Maintenant que vous avez lu cet article, pensez-vous que vos données clients sont suffisamment protégées ?