Les défis juridiques et réglementaires de la digitalisation des entreprises
La digitalisation des entreprises est une étape incontournable pour rester compétitif (optimisation de la gestion des informations et amélioration de l’efficacité opérationnelle). Toutefois, la transformation digitale des entreprises s’associe à des défis juridiques et réglementaires, comme la protection des données personnelles, la sécurisation de l’information, la traçabilité, l’archivage électronique, etc.
Ce n’est pas toujours simple de rester en conformité légale dans notre environnement en constante évolution. Et c’est sur ce point que j’espère vous être utile en vous faisant un point sur toutes les obligations à respecter.
C’est parti !
Défi 1 de la digitalisation des entreprises : la sécurité des données
La digitalisation des procédures et des formalités des entreprises implique le recours à des systèmes informatiques interconnectés et des plateformes numériques qui collectent, stockent et analysent les informations nécessaires aux bons développement et fonctionnement de l’entreprise.
Il est donc évident que la sécurité de l’information représente une préoccupation majeure. La vulnérabilité aux cyberattaques et aux violations de données est un risque important. Rappelons que dans une telle situation, la responsabilité de l’entreprise est engagée, notamment en cas de préjudice subi par des clients ou partenaires.
Même les géants ne sont pas épargnés, comme nous le rappelle le piratage de Free en octobre dernier durant lequel 19 millions de clients Free se sont fait voler leurs données personnelles.
Les entreprises doivent donc se doter de protocoles de sécurité robustes pour assurer une protection optimale des documents et limiter l’accès aux seules personnes autorisées. La conformité légale impose des règles strictes en matière de protection des données, notamment en matière de chiffrement des données, de gestion des accès et d’authentification.
Pensez également à la protection des actifs immatériels (marques, brevets, contenus digitaux, etc.) pour vous prémunir des risques de copie et de contrefaçon, surtout avec l’essor de l’intelligence artificielle.
Enfin, la formation des collaborateurs et l’adoption de bonnes pratiques de protection des systèmes informatiques sont indispensables pour limiter les risques.
Défi 2 de la digitalisation des entreprises : la protection des données personnelles
La gestion des données personnelles est l’un des autres défis majeurs de la digitalisation des entreprises. À moins de vivre dans une grotte (avec ou sans chèvre), vous avez forcément entendu parler du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Ce règlement impose la mise en place de mesures de protection des informations collectées aux entreprises. Le point central du RGPD repose sur la transparence de traitement et le stockage des données collectées vis-à-vis des utilisateurs. Sachez que le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières, en plus de porter atteinte à la réputation de l’entreprise.
Bien évidemment, le RGPD ne se limite pas à cette seule prérogative. Si vous souhaitez en savoir plus, je vous recommande de consulter le guide mis en place par la CNIL. Il est très complet en plus d’être intuitif. Si vous aimez le jargon juridique, voici le texte de loi (bon courage).
Défi 3 de la digitalisation des entreprises : la traçabilité des documents
La digitalisation des entreprises implique la dématérialisation des documents. Les entreprises doivent alors mettre en place une gestion rigoureuse de la traçabilité des informations.
En effet, les entreprises doivent pouvoir prouver que chaque document est géré de manière conforme. Cela signifie qu’il faut être capable de retracer les actions effectuées sur un document (création, modification, suppression) grâce à un historique.
Je vous recommande de vérifier si l’outil et/ou le prestataire que vous utilisez propose une gestion sécurisée et conforme aux exigences réglementaires. Il en va de même en matière de stockage des données.
Défi 4 de la digitalisation des entreprises : l’archivage électronique
Est-il nécessaire de préciser que l’archivage de vos documents et données numériques doit permettre de stocker les informations de manière sécurisée ?
De plus, tout comme pour vos documents papier, la loi impose des durées de conservation spécifiques selon la nature des documents. Il faut comprendre ici que votre solution d’archivage électronique doit donc permettre de stocker les informations de manière sécurisée ET sur des périodes définies.
Enfin, une bonne solution de stockage doit vous offrir la possibilité de détruire de manière automatisée vos documents à la fin de leur cycle de vie, conformément à la loi.
Défi 4 de la digitalisation des entreprises : la conformité réglementaire
La conformité réglementaire constitue en elle-même un défi pour les entreprises. Il faut savoir que celle-ci est à la fois sectorielle et géographique. Autrement dit, il existe des réglementations spécifiques en fonction du secteur d’activité, des règlements nationaux (Code du travail, Code du commerce, Code de la consommation, etc.), européens (RGPD, DSA, etc.) et internationaux (droit du commerce international, traités commerciaux, conventions internationales, etc.).
Et comme si cela ne suffisait pas, les lois et réglementations encadrant la digitalisation évoluent constamment et rapidement.
La digitalisation des e-commerces : un cas spécifique
Les entreprises ayant une activité en ligne rencontrent des problématiques autres liées à la validité des contrats en ligne et à la protection des droits des consommateurs. Les activités commerciales en ligne sont donc soumises à des règles spécifiques dans la mesure où les parties ne sont pas physiquement présentes :
- conditions générales de vente (CGV) ;
- mentions légales ;
- droit de rétractation ;
- contrat de vente et délai de livraison ;
- traitement des données personnelles ;
- obligations en matière de facturation et de TVA ;
- etc.
Le DSA (Digital Services Act) vient compléter la directive sur le commerce électronique. Le DSA est un règlement européen visant à sécuriser Internet et à mieux protéger les internautes. Pour le résumer : tout ce qui est illégal hors ligne l’est aussi en ligne (désinformation, vente de drogues ou de contrefaçons, etc.).
Par exemple, le DSA impose aux market places (Amazon, Shein, Temu, etc.) de tracer les vendeurs proposant des produits ou services sur leur plateforme. Pour les e-commerces, cela signifie :
- une plus grande transparence dans les systèmes de recommandation des contenus (utilisation des algorithmes) ;
- l’interdiction de pratiques trompeuses ou de manipulation en ligne ;
- l’interdiction de la publicité ciblée basée sur des données personnelles ;
- la mise en place d’une interface de plateforme bien conçue et facile à utiliser ;
- une information précise et détaillée sur les produits ou services en vente.
En tout temps, les entreprises ont été confrontées à des défis juridiques et réglementaires. Donc rien de nouveau, en réalité. En revanche, la digitalisation des entreprises a ajouté des obligations supplémentaires. Le plus complexe est que les évolutions du monde numérique (et les nouvelles obligations inhérentes) sont rapides, trop rapides pour certaines entreprises (TPE et PME, notamment) déjà très occupées à gérer leur activité et n’ayant pas forcément le budget à allouer à leur digitalisation.
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